Banyak orang membeli CRM setelah melihat dashboard yang tampak rapi saat demo. Grafik berwarna, angka besar, dan tabel yang bergerak memang menarik. Namun, dashboard yang cantik belum tentu berguna bagi tim Anda. Karena itu, calon pembeli perlu tahu apa yang sebenarnya harus mereka nilai.
Artikel ini membahas arti CRM dashboard, jenis dan metrik yang umum, serta contoh pendekatan di beberapa produk. Setelah itu, Anda akan menemukan fitur yang perlu diperiksa, pertanyaan untuk vendor, dan langkah uji coba. Perlu Anda ingat bahwa fitur dan harga dapat berubah kapan saja. Oleh sebab itu, selalu cek situs resmi vendor sebelum Anda memutuskan.
Apa Itu CRM Dashboard?
CRM dashboard adalah halaman yang merangkum data pelanggan, penjualan, dan aktivitas tim dalam satu tampilan. Biasanya halaman ini memuat grafik, tabel, dan indikator angka. Dengan begitu, Anda bisa melihat kondisi bisnis tanpa membuka banyak laporan.
CRM sendiri adalah singkatan dari Customer Relationship Management. Sistem ini menyimpan kontak, riwayat percakapan, dan status penjualan. Dashboard kemudian mengubah data mentah itu menjadi ringkasan visual.
Perlu dibedakan antara dashboard dan laporan. Dashboard menampilkan gambaran cepat yang bisa Anda baca dalam hitungan detik. Sebaliknya, laporan biasanya lebih rinci dan Anda gunakan untuk analisis mendalam. Banyak CRM menyediakan keduanya, dan keduanya saling melengkapi.
Mengapa Dashboard Penting bagi Calon Pembeli?
Dashboard adalah bagian CRM yang paling sering Anda buka setiap hari. Oleh karena itu, kualitasnya memengaruhi seberapa nyaman tim bekerja. Berikut alasan utama mengapa Anda perlu menilainya dengan serius.
Dashboard Menentukan Cara Manajer Mengambil Keputusan
Manajer penjualan butuh gambaran cepat tentang pipeline, target, dan performa tim. Jika dashboard sulit dibaca, mereka kembali ke spreadsheet. Akibatnya, CRM tidak menjadi sumber data utama.
Dashboard Memengaruhi Kebiasaan Tim
Tenaga penjual lebih mau mengisi data bila mereka melihat manfaatnya langsung. Misalnya, dashboard pribadi menampilkan tugas hari ini dan deal yang perlu tindak lanjut. Dengan begitu, mereka merasa CRM membantu, bukan sekadar menambah pekerjaan.
Dashboard Memengaruhi Biaya
Beberapa vendor membatasi jumlah dashboard atau laporan di paket tertentu. Karena itu, kemampuan yang Anda butuhkan bisa mendorong Anda ke paket lebih mahal. Cek batasan ini sebelum membeli.
Jenis-Jenis CRM Dashboard
Setiap peran membutuhkan tampilan berbeda. Pahami jenis berikut agar Anda tahu dashboard mana yang benar-benar Anda perlukan.
Dashboard Penjualan
Dashboard ini menampilkan pipeline, jumlah deal, nilai transaksi, dan progres terhadap target. Manajer memakainya untuk memantau tim. Sementara itu, tenaga penjual memakainya untuk melihat prioritas harian.
Dashboard Pemasaran
Dashboard pemasaran menampilkan sumber lead, hasil kampanye, dan jumlah prospek baru. Tim pemasaran memakainya untuk mengetahui kanal mana yang menghasilkan prospek berkualitas. Namun, data ini bergantung pada seberapa rapi Anda mencatat sumber lead.
Dashboard Layanan Pelanggan
Tim layanan pelanggan memantau jumlah tiket, waktu respons, dan status penyelesaian. Selain itu, mereka melihat beban kerja tiap agen. Dengan data ini, supervisor bisa membagi tugas lebih merata.
Dashboard Eksekutif
Pimpinan biasanya hanya butuh beberapa angka kunci, seperti total pendapatan, pertumbuhan pipeline, dan tingkat pelanggan yang bertahan. Karena itu, dashboard eksekutif sebaiknya ringkas dan tidak penuh grafik.
Dashboard Operasional dan Analitik
Dashboard operasional menampilkan data harian yang berubah cepat, misalnya tugas dan percakapan masuk. Di sisi lain, dashboard analitik menampilkan tren dalam periode lebih panjang. Banyak bisnis memerlukan keduanya, tetapi untuk peran yang berbeda.
Komponen dan Metrik yang Umum pada CRM Dashboard
Tidak semua metrik cocok untuk semua bisnis. Meski begitu, daftar berikut sering muncul di dashboard CRM.
Metrik Penjualan
- Nilai pipeline: total perkiraan nilai deal yang sedang berjalan.
- Jumlah deal per tahap: menunjukkan di mana prospek menumpuk.
- Tingkat konversi: persentase prospek yang menjadi pelanggan.
- Rata-rata nilai transaksi: membantu Anda memahami ukuran deal.
- Lama siklus penjualan: waktu dari kontak pertama sampai transaksi.
- Progres terhadap target: perbandingan hasil dengan target periode berjalan.
Metrik Pemasaran
- Jumlah lead baru: prospek yang masuk dalam periode tertentu.
- Sumber lead: kanal asal prospek, seperti formulir, iklan, atau rujukan.
- Biaya per lead: hanya relevan bila Anda memasukkan data biaya iklan.
- Hasil kampanye: jumlah pesan terkirim, dibuka, dan dibalas.
Layanan Pelanggan
- Jumlah tiket terbuka dan selesai.
- Waktu respons pertama.
- Waktu penyelesaian.
- Skor kepuasan pelanggan, bila vendor menyediakan survei.
- Beban kerja per agen.
Aktivitas Tim
- Jumlah panggilan, email, dan pertemuan.
- Tugas yang terlambat.
- Deal tanpa aktivitas dalam jangka waktu tertentu.
Perhatikan satu hal penting: dashboard hanya menampilkan data yang tim Anda masukkan. Jadi, jika tim jarang memperbarui status deal, angka di dashboard akan menyesatkan. Karena itu, kebiasaan input data sama pentingnya dengan fitur dashboard.
Contoh Pendekatan Dashboard pada Beberapa Produk CRM
Berikut gambaran umum beberapa produk yang sering calon pembeli pertimbangkan. Saya menulis gambaran ini secara umum dan tidak menyebut angka atau batas paket, karena vendor sering memperbarui isi paketnya. Verifikasi detailnya di situs resmi.
HubSpot CRM
HubSpot menyediakan dashboard dan laporan yang bisa Anda susun dari berbagai data. Antarmukanya relatif mudah dipelajari bagi tim yang baru mulai. Meski begitu, jumlah dashboard dan jenis laporan yang tersedia bergantung pada paket Anda, sehingga cek batasan itu lebih dulu.
Zoho CRM
Zoho CRM menawarkan dashboard yang bisa Anda sesuaikan dengan komponen berbeda. Vendor juga memiliki produk lain, seperti analitik, yang bisa terhubung. Namun, kekayaan opsi kadang membutuhkan waktu belajar. Karena itu, coba versi uji coba untuk menilai kenyamanannya.
Salesforce Sales Cloud
Salesforce dikenal fleksibel untuk perusahaan dengan kebutuhan pelaporan kompleks. Tim bisa membuat dashboard yang sangat spesifik. Akan tetapi, penyusunannya sering membutuhkan administrator atau konsultan. Oleh sebab itu, hitung juga biaya tenaga untuk menyiapkannya.
Pipedrive
Pipedrive menekankan tampilan pipeline visual. Dashboard dan laporannya berfokus pada aktivitas penjualan. Jika Anda butuh pelaporan pemasaran yang luas, tanyakan apakah vendor menyediakannya atau memerlukan aplikasi tambahan.
Mekari Qontak
Mekari Qontak menggabungkan CRM dengan kotak masuk omnichannel. Karena itu, dashboard-nya relevan bagi tim yang banyak melayani pelanggan lewat chat. Daftar fitur di halaman vendor menyebut laporan dan dashboard performa. Meski demikian, cakupan laporan bisa berbeda antarpaket, jadi minta penjelasan rinci saat demo.
Odoo CRM
Odoo menyajikan ringkasan pipeline dan aktivitas di modul CRM-nya. Bila Anda memakai modul lain, seperti penjualan dan akuntansi, data bisa saling terhubung. Namun, kustomisasi lanjutan sering membutuhkan keahlian teknis atau bantuan mitra.
Microsoft Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales cocok bagi organisasi yang sudah memakai ekosistem Microsoft. Pelaporan bisa terhubung dengan alat analitik dari vendor yang sama. Meski begitu, konfigurasinya bisa cukup kompleks, sehingga cek ketersediaan mitra implementasi.
Fitur Dashboard yang Perlu Anda Periksa Sebelum Membeli
Saat demo, jangan hanya mengagumi tampilan. Sebaliknya, uji kemampuan berikut satu per satu.
Kustomisasi Tampilan
Tanyakan apakah Anda bisa memilih sendiri grafik dan metrik yang muncul. Selain itu, cek apakah pengguna biasa bisa membuat dashboard tanpa bantuan teknis. Jika setiap perubahan harus lewat vendor atau developer, biaya dan waktu Anda bertambah.
Filter dan Rentang Waktu
Manajer sering ingin melihat data per minggu, bulan, atau kuartal. Mereka juga ingin menyaring berdasarkan tim, produk, atau sumber lead. Karena itu, pastikan filter bekerja dengan mudah.
Fitur Drill-Down
Drill-down memungkinkan Anda mengklik angka untuk melihat data di baliknya. Misalnya, Anda melihat total deal macet, lalu membuka daftar deal-nya. Fitur ini membantu Anda menemukan penyebab, bukan hanya gejala.
Pembaruan Data
Tanyakan seberapa cepat dashboard memperbarui angka. Sebagian produk menampilkan data hampir seketika, sedangkan yang lain memperbarui pada interval tertentu. Pilih sesuai kebutuhan. Tim layanan pelanggan, misalnya, biasanya membutuhkan data yang lebih segar daripada laporan bulanan.
Hak Akses Berdasarkan Peran
Tidak semua orang perlu melihat semua data. Karena itu, periksa apakah Anda bisa mengatur siapa yang melihat dashboard tertentu. Fitur ini juga penting untuk melindungi data sensitif.
Ekspor dan Berbagi
Manajer sering perlu membagikan laporan ke pihak lain. Cek apakah dashboard bisa Anda ekspor ke format seperti PDF atau CSV, atau dijadwalkan terkirim lewat email. Tanyakan pula apakah ada batasan di paket tertentu.
Akses di Perangkat Seluler
Tim lapangan biasanya melihat data dari ponsel. Oleh sebab itu, uji dashboard di layar kecil. Kadang tampilan yang rapi di laptop menjadi sulit dibaca di ponsel.
Integrasi dengan Sumber Data Lain
Dashboard menjadi lebih berguna ketika menarik data dari email, kalender, aplikasi pesan, atau sistem akuntansi. Maka dari itu, tanyakan integrasi apa saja yang tersedia dan apakah sinkronisasinya berjalan satu arah atau dua arah.
Batas Jumlah Dashboard dan Laporan
Seperti disebut di atas, beberapa paket membatasi jumlah dashboard atau laporan kustom. Bandingkan batas itu dengan kebutuhan Anda. Jika tidak, Anda bisa terpaksa upgrade lebih cepat dari rencana.
Cara Menilai Dashboard Saat Demo
Demo vendor biasanya memakai data contoh yang sudah dirapikan. Karena itu, Anda perlu menguji dengan cara berbeda. Berikut langkah yang bisa Anda ikuti.
Pertama, siapkan tiga atau empat pertanyaan bisnis nyata. Misalnya, “Prospek mana yang belum kami hubungi dalam tujuh hari?” atau “Sumber lead mana yang paling sering menjadi pelanggan?” Kemudian, minta vendor menunjukkan cara menjawabnya di dashboard.
Kedua, minta vendor memakai sebagian data Anda sendiri. Dengan begitu, Anda melihat tampilan yang realistis, termasuk data yang tidak rapi. Ketiga, ajak calon pengguna harian untuk menonton dan mencoba. Sudut pandang mereka sering berbeda dari sudut pandang pembuat keputusan.
Terakhir, tanyakan berapa lama membuat satu dashboard baru. Jawabannya memberi gambaran tentang kemudahan penggunaan setelah Anda membeli.
Cara Merancang Dashboard yang Berguna
Setelah memilih CRM, Anda tetap perlu merancang dashboard dengan baik. Berikut prinsip sederhana yang bisa Anda terapkan.
Mulai dari Pertanyaan, Bukan Grafik
Tentukan keputusan apa yang ingin Anda ambil. Setelah itu, pilih metrik yang menjawabnya. Cara ini mencegah dashboard penuh angka yang tidak ada yang membaca.
Batasi Jumlah Metrik
Dashboard yang terlalu padat justru membingungkan. Karena itu, tampilkan beberapa metrik kunci per peran. Letakkan yang paling penting di bagian atas.
Pisahkan Dashboard per Peran
Tenaga penjual, manajer, dan pimpinan membutuhkan informasi berbeda. Jadi, buat dashboard terpisah untuk tiap peran. Dengan begitu, setiap orang langsung menemukan data yang relevan.
Definisikan Istilah dengan Jelas
Tim sering berbeda pendapat tentang arti “lead” atau “deal menang”. Oleh sebab itu, sepakati definisi sebelum Anda membangun dashboard. Tanpa definisi yang sama, angka yang sama bisa memiliki arti berbeda.
Tinjau Secara Berkala
Kebutuhan bisnis berubah. Maka dari itu, tinjau dashboard setiap beberapa bulan. Hapus metrik yang tidak lagi dipakai dan tambahkan yang baru.
Menghitung Biaya yang Terkait Dashboard
Harga langganan hanya sebagian dari biaya. Selain itu, hitung komponen berikut:
- Biaya per pengguna dan batas jumlah pengguna.
- Biaya paket yang membuka fitur pelaporan lanjutan.
- Biaya add-on analitik, bila vendor menjualnya terpisah.
- Biaya pelatihan dan penyiapan dashboard awal.
- Biaya konsultan atau developer untuk kustomisasi.
- Selisih harga antara tagihan bulanan dan tahunan.
Minta penawaran tertulis dari setiap vendor dengan format yang sama. Dengan begitu, Anda membandingkan angka secara adil.
Pertanyaan yang Perlu Anda Ajukan kepada Vendor
Siapkan daftar pertanyaan sebelum demo. Contoh berikut bisa Anda sesuaikan:
- Berapa dashboard dan laporan kustom yang paket ini izinkan?
- Bisakah pengguna biasa membuat dashboard sendiri tanpa developer?
- Seberapa cepat dashboard memperbarui data?
- Bisakah kami mengatur hak akses per dashboard?
- Bisakah kami mengekspor atau menjadwalkan laporan otomatis?
- Apakah dashboard berfungsi baik di aplikasi seluler?
- Integrasi apa saja yang tersedia untuk menarik data dari aplikasi lain?
- Fitur pelaporan mana yang memerlukan add-on berbayar?
- Bisakah kami mengekspor seluruh data jika berhenti berlangganan?
- Bisakah kami berbicara dengan pelanggan lain di bidang serupa?
Catat jawaban secara tertulis. Kemudian, bandingkan jawaban antarvendor agar keputusan Anda lebih objektif.
Langkah Uji Coba CRM Dashboard
Uji coba memberi gambaran paling jujur tentang kecocokan produk. Berikut langkah yang bisa Anda ikuti.
Langkah 1: Pilih dua atau tiga kandidat. Terlalu banyak pilihan hanya menguras waktu tim.
Langkah 2: Impor sebagian data nyata. Gunakan data yang sudah Anda bersihkan sedikit. Dengan begitu, dashboard menampilkan situasi yang mendekati kenyataan.
Langkah 3: Bangun satu dashboard per peran. Misalnya, satu untuk tenaga penjual dan satu untuk manajer. Catat berapa lama proses ini berlangsung.
Langkah 4: Libatkan pengguna harian. Minta mereka memakai dashboard selama beberapa hari, lalu kumpulkan komentar.
Langkah 5: Uji pertanyaan bisnis nyata. Cek apakah dashboard menjawabnya tanpa Anda harus menyusun ulang data secara manual.
Langkah 6: Cocokkan dengan kriteria awal. Jika hasilnya belum meyakinkan, perpanjang uji coba atau coba produk lain. Menunda keputusan lebih murah daripada berpindah sistem berulang kali.
Kesalahan Umum Saat Menilai CRM Dashboard
Beberapa kesalahan berikut sering terjadi.
Terpikat tampilan demo. Data contoh selalu tampak rapi. Karena itu, uji dengan data Anda sendiri.
Mengejar jumlah grafik. Dashboard dengan banyak grafik belum tentu membantu keputusan. Sebaliknya, beberapa metrik yang tepat sering lebih berguna.
Mengabaikan kualitas data. Dashboard tidak bisa memperbaiki data yang berantakan. Jadi, tetapkan aturan input data sejak awal.
Tidak memeriksa batas paket. Fitur pelaporan yang Anda lihat saat demo mungkin berasal dari paket lebih tinggi. Karena itu, tanyakan paket mana yang menyertakan fitur tersebut.
Melupakan pengguna lapangan. Tim yang bekerja dari ponsel butuh tampilan seluler yang nyaman. Maka dari itu, uji di perangkat sebenarnya.
Tidak menunjuk penanggung jawab. Tanpa satu orang yang merawat dashboard, tampilan cepat usang. Oleh sebab itu, tunjuk admin internal.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apa perbedaan dashboard dan laporan di CRM?
Dashboard memberi ringkasan visual yang Anda baca dengan cepat. Laporan lebih rinci dan Anda pakai untuk analisis mendalam. Banyak CRM menyediakan keduanya.
Metrik apa yang paling penting untuk dilihat pertama kali?
Tidak ada jawaban tunggal. Tim penjualan biasanya melihat pipeline dan tingkat konversi, sedangkan tim layanan melihat waktu respons dan jumlah tiket. Tentukan dulu keputusan yang ingin Anda ambil.
Apakah bisnis kecil membutuhkan dashboard CRM?
Mungkin, terutama bila tim mulai bertambah dan data tersebar di banyak tempat. Namun, jika Anda hanya menangani sedikit pelanggan sendirian, spreadsheet sederhana bisa cukup.
Apakah saya bisa membuat dashboard sendiri tanpa keahlian teknis?
Banyak CRM menyediakan pembuat dashboard dengan antarmuka seret dan lepas. Meski begitu, kemudahannya berbeda di tiap produk. Karena itu, uji langsung selama masa percobaan.
Apakah dashboard CRM menampilkan data secara real-time?
Hal ini bergantung pada produk dan konfigurasinya. Sebagian menampilkan data hampir seketika, sedangkan yang lain memperbarui pada interval tertentu. Tanyakan hal ini kepada vendor.
Apakah CRM gratis menyediakan dashboard?
Banyak CRM gratis menyediakan dashboard dasar. Akan tetapi, mereka sering membatasi jumlah dashboard atau jenis laporan. Pahami batasan itu sebelum Anda mengandalkannya.
Kesimpulan
CRM dashboard adalah bagian yang tim Anda buka setiap hari, sehingga kualitasnya layak Anda nilai dengan teliti. Dashboard yang baik membantu manajer mengambil keputusan dan membuat tenaga penjual melihat manfaat CRM. Sebaliknya, dashboard yang rumit atau terbatas membuat tim kembali ke spreadsheet.
Karena itu, mulailah dari pertanyaan bisnis yang ingin Anda jawab. Setelah itu, periksa kustomisasi, filter, hak akses, dan batas paket. Terakhir, uji produk dengan data nyata dan libatkan pengguna harian. Dengan langkah itu, Anda memilih berdasarkan bukti, bukan sekadar tampilan yang memukau.