Banyak pemilik usaha membeli perangkat lunak CRM setelah melihat demonstrasi yang memukau. Beberapa bulan kemudian, sistem itu sepi pemakai karena tim merasa repot atau fiturnya tidak cocok. Masalahnya jarang ada pada perangkat itu sendiri, melainkan pada persiapan sebelum membeli.
Artikel ini membantu Anda menilai perangkat lunak CRM secara terukur. Karena saya tidak bisa membuktikan keunggulan produk tertentu, pembahasan berfokus pada cara memahami, membandingkan, dan memutuskan. Dengan begitu, Anda bisa memakai panduan ini untuk produk apa pun yang Anda temui.
Apa Itu Perangkat Lunak CRM
Sebelum membahas fitur dan harga, pahami dulu konsep dasarnya. Pemahaman ini membantu Anda menyaring klaim pemasaran.
Pengertian singkat
CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management. Istilah ini merujuk pada cara bisnis mengelola hubungan dengan pelanggan dan calon pelanggan. Perangkat lunak CRM membantu menyimpan data, mencatat interaksi, dan menjadwalkan tindak lanjut di satu tempat.
Namun, perangkat lunak hanyalah alat. Hasilnya bergantung pada kebiasaan kerja tim dan aturan pencatatan. Karena itu, sistem terbaik pun tidak berguna bila tim malas mengisi data.
Cara kerja dasar
Secara umum, perangkat lunak CRM bekerja dalam empat langkah sederhana. Pertama, tim memasukkan data kontak ke dalam sistem. Kemudian, tim mencatat setiap interaksi, misalnya telepon, pesan, atau pertemuan.
Selanjutnya, sistem membantu tim menjadwalkan tindak lanjut. Terakhir, pemilik usaha membaca laporan untuk melihat perkembangan hubungan dengan pelanggan. Alur ini terdengar sederhana, tetapi hasilnya bergantung pada disiplin pengisian data.
Mengapa usaha membutuhkannya
Seiring bertambahnya pelanggan, ingatan dan catatan manual mulai kewalahan. Data tersebar di buku, lembar kerja, dan aplikasi pesan. Akibatnya, tim sulit menemukan informasi yang tepat pada waktu yang tepat.
Perangkat lunak CRM menawarkan satu tempat untuk semua informasi itu. Meski begitu, tidak semua usaha langsung membutuhkannya. Bagian berikutnya membahas siapa yang cocok memakainya.
Fungsi Utama Perangkat Lunak CRM
Setiap produk punya fitur berbeda. Namun, sebagian besar produk mencakup fungsi inti berikut. Periksa apakah produk yang Anda incar memilikinya.
Pengelolaan data kontak
Fungsi paling dasar adalah menyimpan data pelanggan di satu tempat. Nama, nomor telepon, surel, dan catatan khusus tersimpan rapi. Akibatnya, tim tidak perlu mencari informasi di banyak berkas.
Selain itu, data yang terpusat mengurangi risiko informasi hilang saat anggota tim berganti. Pegawai baru bisa melanjutkan hubungan tanpa mulai dari nol. Hal ini sangat berguna bagi usaha dengan banyak pelanggan.
Pelacakan prospek dan penjualan
Banyak produk menampilkan alur penjualan dalam beberapa tahap. Anda bisa melihat posisi setiap prospek, mulai dari kontak awal sampai transaksi. Dengan begitu, tim tahu siapa yang perlu segera mereka hubungi.
Sementara itu, tanyakan apakah Anda bisa mengubah nama tahap. Alur penjualan jasa berbeda dari alur penjualan produk. Fleksibilitas ini membuat sistem sesuai dengan cara kerja Anda.
Pengingat dan manajemen tugas
Banyak peluang hilang karena tim lupa menindaklanjuti. Fitur pengingat membantu mengatasi masalah ini. Anda bisa menjadwalkan telepon, pengiriman penawaran, atau kunjungan tanpa mengandalkan ingatan.
Riwayat komunikasi
Perangkat yang baik menyimpan catatan percakapan dengan pelanggan. Anggota tim lain bisa membacanya sebelum menghubungi pelanggan yang sama. Pelanggan pun tidak perlu mengulang cerita yang sama.
Laporan dan analisis
Sebagian besar produk menyediakan laporan dasar, seperti jumlah prospek dan status penjualan. Laporan ini membantu pemilik usaha mengambil keputusan berdasarkan data. Meski begitu, mutu laporan bergantung pada mutu data yang tim masukkan.
Integrasi dengan perangkat lain
Periksa apakah perangkat lunak bisa terhubung dengan surel, kalender, atau aplikasi pesan yang tim Anda pakai. Tanpa sambungan itu, tim harus memasukkan data dua kali. Akibatnya, pekerjaan bertambah dan kesalahan lebih mudah muncul.
Jenis Perangkat Lunak CRM yang Perlu Anda Kenali
Sebelum membeli, ketahui dulu jenis yang tersedia. Pembagian jenis membantu Anda menyaring pilihan lebih cepat.
CRM operasional
Jenis ini berfokus pada kegiatan harian, seperti penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan. Fiturnya biasanya mencakup pengelolaan kontak, alur penjualan, dan pengingat tugas. Banyak usaha kecil dan menengah mulai dari jenis ini.
CRM analitik
Jenis ini menekankan analisis data pelanggan. Fokusnya adalah memahami pola perilaku dan kebutuhan pelanggan. Meski begitu, analisis hanya bermanfaat bila Anda sudah punya data yang cukup dan rapi.
CRM kolaboratif
Jenis ini menekankan berbagi informasi antartim. Misalnya, tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan bisa membaca catatan yang sama. Dengan begitu, pelanggan mendapat pengalaman yang lebih konsisten.
Berbasis cloud atau dipasang di server sendiri
Selain jenis fungsi, perhatikan juga cara pemasangannya. Sebagian perangkat berjalan lewat internet, sehingga tim bisa membukanya dari berbagai perangkat. Sementara itu, sebagian lain berjalan di server milik perusahaan.
Setiap pilihan punya konsekuensi pada biaya, perawatan, dan keamanan. Oleh karena itu, tanyakan rincian kedua opsi kepada vendor. Lalu, pilih yang paling sesuai dengan kemampuan teknis tim Anda.
Berdasarkan ukuran dan industri
Ada produk yang ditujukan untuk usaha kecil, ada pula untuk perusahaan besar. Sebagian lain dirancang untuk industri tertentu. Karena itu, tanyakan apakah vendor punya contoh penerapan di bidang yang mirip dengan Anda.
Siapa yang Cocok Memakai Perangkat Lunak CRM
Tidak semua usaha langsung membutuhkannya. Cek apakah situasi Anda cocok dengan gambaran berikut.
Usaha dengan banyak pelanggan atau prospek
Jika pelanggan Anda sudah terlalu banyak untuk Anda ingat, CRM mulai relevan. Catatan di buku atau lembar kerja biasa cepat berantakan. Dalam kondisi itu, sistem terpusat membantu merapikan data.
Tim yang berbagi tanggung jawab
Ketika beberapa orang menangani pelanggan yang sama, informasi mudah terpecah. Seseorang tahu sebagian cerita, sementara orang lain tahu sisanya. Karena itu, perangkat lunak CRM membantu menyatukan catatan tersebut.
Usaha dengan proses penjualan bertahap
Beberapa usaha butuh beberapa kali pertemuan sebelum transaksi terjadi. Contohnya, penjualan jasa, properti, atau produk bernilai tinggi. Pada kasus seperti ini, pelacakan tahap sangat berguna.
Kapan CRM belum diperlukan
Sebaliknya, usaha dengan pelanggan sedikit dan transaksi sederhana mungkin belum perlu CRM. Lembar kerja atau catatan rapi bisa cukup untuk sementara. Jadi, jangan membeli hanya karena ikut tren.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Membeli
Bagian ini inti artikel. Gunakan sebagai daftar periksa saat membandingkan beberapa produk.
Tentukan kebutuhan lebih dulu
Mulailah dengan menulis masalah yang ingin Anda selesaikan. Misalnya, tim sering lupa menindaklanjuti prospek, atau data pelanggan tersebar di banyak tempat. Dengan daftar itu, Anda bisa menilai apakah sebuah produk benar-benar menjawab masalah Anda.
Selain itu, bedakan fitur wajib dari fitur tambahan. Fitur tambahan memang menarik. Namun, fitur yang tidak Anda pakai hanya menambah biaya dan kerumitan.
Nilai kemudahan penggunaan
Sistem yang rumit sering ditinggalkan tim. Karena itu, coba langsung sebelum membeli. Banyak vendor menawarkan masa percobaan atau demonstrasi, tetapi pastikan dulu ketersediaannya.
Libatkan orang yang akan memakai perangkat lunak setiap hari. Minta mereka mencoba tugas nyata, misalnya menambah kontak dan menjadwalkan tindak lanjut. Pendapat mereka lebih berharga daripada brosur.
Periksa ketersediaan di ponsel
Bila tim sering bekerja di lapangan, tanyakan apakah ada aplikasi untuk ponsel. Periksa juga apakah fiturnya sama lengkap dengan versi komputer. Tanpa akses yang mudah, tim cenderung menunda pencatatan.
Periksa kemampuan integrasi
Usaha Anda mungkin sudah memakai surel, kalender, aplikasi pesan, atau perangkat akuntansi. Tanyakan apakah CRM bisa terhubung dengan perangkat tersebut. Selain itu, tanyakan cara kerja integrasinya dan apakah ada biaya tambahan.
Tanyakan soal keamanan data
CRM menyimpan data pelanggan, sehingga keamanan sangat penting. Tanyakan bagaimana vendor melindungi data, siapa yang bisa mengaksesnya, dan apa yang terjadi bila Anda berhenti berlangganan. Selain itu, tanyakan apakah Anda bisa mengekspor data sewaktu-waktu.
Jangan menerima jawaban yang samar. Minta penjelasan jelas, lalu baca syarat layanan dengan teliti. Bila perlu, konsultasikan dengan pihak yang paham aturan perlindungan data.
Cek dukungan dan pelatihan
Pada awal pemakaian, tim hampir pasti punya pertanyaan. Karena itu, cari tahu bentuk dukungan vendor, misalnya panduan, pelatihan, atau layanan bantuan. Tanyakan juga jam layanan dan bahasa yang tersedia.
Dukungan yang responsif menghemat banyak waktu. Sebaliknya, dukungan yang lambat bisa menghambat penerapan.
Pikirkan pertumbuhan usaha
Kebutuhan Anda hari ini mungkin berbeda dengan tahun depan. Oleh karena itu, tanyakan bagaimana sistem menangani penambahan pengguna dan data. Selain itu, tanyakan apakah Anda bisa naik atau turun paket dengan mudah.
Namun, jangan membeli paket besar hanya demi pertumbuhan yang belum pasti. Mulailah dari kebutuhan nyata, lalu tambah seiring waktu.
Menghitung Biaya yang Sebenarnya
Harga yang tertera di halaman depan sering hanya sebagian cerita. Karena itu, hitung seluruh biaya sebelum memutuskan.
Komponen biaya yang perlu Anda tanyakan
- Biaya langganan atau lisensi per pengguna
- Biaya pemasangan awal
- Biaya pelatihan tim
- Biaya pemindahan data lama
- Biaya integrasi dengan perangkat lain
- Biaya dukungan di luar paket dasar
- Biaya penambahan pengguna atau penyimpanan
Minta rincian ini secara tertulis. Dengan begitu, Anda bisa membandingkan penawaran dari beberapa vendor. Jangan lupa menanyakan apakah harga bisa berubah selama masa langganan.
Hitung juga waktu tim
Selain uang, ada biaya waktu. Tim perlu belajar sistem baru dan memindahkan data lama. Selama masa peralihan, produktivitas mungkin turun sementara.
Oleh sebab itu, jangan hanya membandingkan harga langganan. Pertimbangkan pula kemudahan belajar dan kualitas bantuan vendor. Produk yang murah tetapi sulit dipelajari bisa berujung lebih mahal.
Sesuaikan dengan anggaran
Tentukan batas anggaran sebelum bertemu vendor. Kemudian, pilih paket yang memenuhi kebutuhan wajib, bukan paket paling lengkap. Anda selalu bisa menambah fitur nanti bila usaha berkembang.
Cara Memverifikasi Vendor dan Klaimnya
Brosur selalu tampak bagus. Karena itu, jangan berhenti pada materi pemasaran. Lakukan pengecekan sendiri dengan langkah berikut.
Cari informasi resmi
Mulailah dari situs resmi vendor. Periksa apakah ada penjelasan fitur, daftar harga, kebijakan privasi, dan kontak yang jelas. Vendor yang serius biasanya menyediakan informasi dasar itu secara terbuka.
Minta demonstrasi dengan data Anda
Demonstrasi umum sering memperlihatkan skenario ideal. Karena itu, minta vendor menunjukkan produk dengan contoh data yang mirip usaha Anda. Misalnya, minta mereka menambah kontak, memindahkan prospek antartahap, lalu membuat laporan sederhana.
Selama demonstrasi, catat hal yang tidak bisa vendor tunjukkan. Fitur yang “akan segera hadir” tidak boleh Anda hitung sebagai fitur yang sudah ada. Pegang prinsip ini agar keputusan Anda berdasarkan kenyataan.
Waspadai klaim tanpa bukti
Beberapa penawaran memakai kalimat yang terdengar luar biasa. Contohnya janji hasil pasti atau angka peningkatan yang tidak jelas sumbernya. Sebaiknya Anda meminta bukti untuk setiap klaim semacam itu.
Tanyakan data apa yang mendasari klaim, siapa yang mengukurnya, dan dalam kondisi apa. Bila vendor menghindar, Anda punya alasan kuat untuk menunda keputusan. Pada dasarnya, hasil CRM bergantung pada cara tim memakainya, bukan pada janji vendor.
Tanya referensi pengguna
Minta kontak pengguna lain yang bersedia berbagi pengalaman. Pilih yang usahanya mirip dengan Anda. Tanyakan hal praktis, seperti kesulitan awal, kualitas dukungan, dan hal yang mereka sesalkan.
Di sisi lain, ulasan daring juga membantu. Namun, baca dengan kritis dan cari pola yang berulang. Satu komentar ekstrem belum tentu mewakili pengalaman semua orang.
Menjalankan Uji Coba yang Efektif
Uji coba memberi gambaran paling jujur tentang produk. Namun, uji coba yang asal-asalan tidak menghasilkan apa pun. Siapkan rencana sebelum Anda mulai.
Tentukan skenario nyata
Pilih tugas harian yang paling sering tim lakukan. Misalnya, menambah prospek baru, mencatat telepon, dan menjadwalkan tindak lanjut. Jalankan tugas itu di produk dan catat kesulitan yang muncul.
Libatkan calon pengguna
Pemilik usaha bukan satu-satunya pengguna. Karena itu, minta anggota tim mencoba langsung. Pendapat mereka sering menunjukkan masalah yang tidak terlihat dari sudut pandang manajer.
Catat hasil secara teratur
Siapkan lembar catatan sederhana. Tulis tugas yang berhasil, tugas yang gagal, dan waktu yang tim butuhkan. Selain itu, catat respons vendor saat Anda mengajukan pertanyaan.
Uji dukungan vendor
Ajukan satu pertanyaan nyata selama masa uji coba. Lihat seberapa cepat dan jelas jawabannya. Sebab, kualitas dukungan sebelum Anda membeli sering mencerminkan kualitas setelahnya.
Tetapkan kriteria keputusan
Sebelum uji coba berakhir, tetapkan syarat lulus. Misalnya, semua kebutuhan wajib berfungsi dan tim bisa memakainya tanpa bantuan terus-menerus. Dengan kriteria yang jelas, Anda tidak mudah terbawa suasana.
Membaca Kontrak dan Ketentuan Layanan
Banyak pembeli melewatkan bagian ini. Padahal, ketentuan layanan menentukan hak Anda saat ada masalah. Luangkan waktu untuk membacanya dengan teliti.
Hal yang perlu Anda cek
- Durasi kontrak dan cara memperpanjang
- Ketentuan pembatalan dan pengembalian dana
- Perubahan harga selama masa langganan
- Kepemilikan data Anda
- Cara mengambil data bila Anda berhenti
- Batas tanggung jawab vendor
Tanyakan hal yang tidak jelas
Jika ada istilah yang membingungkan, minta vendor menjelaskan secara tertulis. Janji lisan sulit Anda buktikan di kemudian hari. Bila kontraknya rumit, pertimbangkan berkonsultasi dengan pihak yang paham hukum.
Selain itu, simpan salinan semua dokumen dan bukti komunikasi. Dokumen ini berguna bila terjadi perbedaan pendapat. Dengan begitu, Anda punya pegangan yang jelas.
Tanda Peringatan Saat Memilih Perangkat Lunak CRM
Beberapa tanda berikut patut membuat Anda berhenti sejenak. Satu tanda belum tentu berarti buruk. Namun, beberapa tanda sekaligus perlu Anda waspadai.
- Vendor menolak memberi demonstrasi atau masa percobaan.
- Harga dan ketentuan tidak tertulis jelas.
- Klaim hasil terdengar pasti tanpa bukti.
- Vendor menekan Anda untuk segera membayar.
- Informasi kontak dan alamat sulit ditemukan.
- Anda tidak bisa mengekspor data Anda sendiri.
Sementara itu, vendor yang baik justru memberi Anda waktu berpikir. Mereka menjawab pertanyaan dengan sabar dan tidak menghindar. Jadi, percayai insting Anda bila sesuatu terasa janggal.
Kesalahan Umum Calon Pembeli
Banyak masalah berulang pada pembeli CRM. Kenali kesalahan berikut agar Anda bisa menghindarinya.
Membeli karena ikut tren
Beberapa pemilik usaha membeli CRM karena pesaing memakainya. Padahal, kebutuhan setiap usaha berbeda. Karena itu, mulailah dari masalah yang ingin Anda selesaikan, bukan dari tren.
Melewatkan uji coba
Sebagian pembeli langsung membayar setelah demonstrasi. Akibatnya, mereka baru menemukan kekurangan saat sudah terikat kontrak. Sebaliknya, uji coba singkat bisa menghemat banyak biaya.
Tidak melibatkan tim
Sistem yang tim tolak akan sepi pemakai. Oleh sebab itu, ajak calon pengguna sejak tahap memilih. Mereka lebih mudah menerima sistem yang ikut mereka pilih.
Mengabaikan data lama
Memindahkan data berantakan ke sistem baru hanya memindahkan masalah. Rapikan data dulu, lalu pindahkan. Dengan begitu, sistem baru langsung terasa bersih.
Mengharapkan hasil instan
CRM tidak menyulap penjualan dalam semalam. Manfaatnya muncul seiring kebiasaan kerja yang membaik. Jadi, beri waktu yang wajar sebelum menilai hasilnya.
Langkah Setelah Anda Memutuskan Membeli
Keputusan membeli bukan garis akhir. Penerapan yang tertata menentukan apakah investasi Anda berhasil.
Tunjuk penanggung jawab
Pilih satu orang untuk memimpin penerapan. Orang ini mengatur pengaturan awal dan membimbing tim. Tanpa penanggung jawab, penerapan mudah tersendat.
Rapikan data sebelum memindahkan
Sebelum memasukkan data lama, bersihkan dulu. Hapus kontak ganda, perbaiki nomor yang salah, dan buang data yang sudah tidak relevan. Dengan begitu, sistem baru tidak langsung penuh sampah.
Mulai dari fungsi dasar
Awali dengan pengelolaan kontak dan pelacakan prospek. Setelah tim terbiasa, tambahkan fitur lain. Cara bertahap ini mengurangi kebingungan.
Buat aturan pencatatan
Tentukan data apa yang wajib tim isi dan kapan mereka harus mengisinya. Aturan sederhana menjaga data tetap konsisten. Selain itu, aturan yang jelas memudahkan Anda membaca laporan.
Evaluasi secara berkala
Setelah beberapa minggu, kumpulkan masukan tim. Tanyakan bagian yang membingungkan dan fitur yang tidak terpakai. Kemudian, perbaiki pengaturan sesuai temuan tersebut.
Cara Menilai Apakah Perangkat Lunak Berjalan Baik
Setelah beberapa waktu, cek apakah CRM benar-benar membantu. Gunakan indikator sederhana yang relevan dengan usaha Anda. Jangan memakai angka yang tidak punya dasar.
- Apakah tim memakai perangkat lunak setiap hari?
- Apakah data kontak lebih rapi dibanding sebelumnya?
- Apakah tindak lanjut lebih jarang terlewat?
- Apakah tim lebih mudah mencari riwayat pelanggan?
- Apakah laporan membantu pengambilan keputusan?
Bila hasilnya belum memuaskan, jangan langsung ganti produk. Periksa dulu penyebabnya, apakah masalah ada pada pelatihan, pengaturan, atau kebiasaan pencatatan. Sering kali, perbaikan kecil sudah cukup.
Pertanyaan Umum tentang Perangkat Lunak CRM
Apakah perangkat lunak CRM hanya untuk perusahaan besar?
Tidak. Usaha kecil pun bisa memakainya, selama kebutuhannya jelas. Namun, usaha dengan pelanggan sedikit mungkin belum membutuhkannya.
Apakah saya perlu membayar langganan?
Skema harga berbeda di setiap produk. Sebagian vendor memakai langganan berkala, sementara yang lain punya skema berbeda. Karena itu, tanyakan rincian biaya langsung ke vendor.
Berapa lama waktu belajar yang wajar?
Hal ini bergantung pada kerumitan sistem dan pengalaman tim. Mulai dari fungsi dasar biasanya terasa lebih ringan. Selanjutnya, tambahkan fitur bertahap seiring kebutuhan.
Apakah data saya aman?
Keamanan bergantung pada vendor dan cara Anda mengelola akses. Karena itu, tanyakan kebijakan perlindungan data dan batasi akses sesuai peran. Selain itu, baca syarat layanan dengan teliti.
Apakah saya bisa pindah ke produk lain nanti?
Biasanya bisa, tetapi prosesnya bergantung pada fasilitas ekspor data. Oleh sebab itu, tanyakan sejak awal format apa yang tersedia. Dengan begitu, Anda tidak terkunci pada satu vendor.
Apakah perangkat lunak CRM menjamin penjualan naik?
Tidak ada jaminan seperti itu. CRM hanyalah alat bantu, sedangkan hasilnya bergantung pada cara tim memakainya. Jadi, anggap CRM sebagai pendukung kerja, bukan solusi ajaib.
Kesimpulan
Memilih perangkat lunak CRM yang tepat dimulai dari kebutuhan Anda, bukan dari daftar fitur vendor. Pertama, tulis masalah yang ingin Anda selesaikan. Kemudian, bandingkan produk berdasarkan kemudahan pemakaian, integrasi, keamanan, dan dukungan.
Setelah itu, hitung biaya sebenarnya, jalankan uji coba yang realistis, dan baca kontrak dengan teliti. Terakhir, libatkan tim sejak awal dan terapkan sistem secara bertahap. Dengan langkah-langkah ini, Anda memilih berdasarkan fakta, bukan sekadar janji, dan CRM benar-benar membantu usaha Anda.