Anda menemukan sebuah produk bernama CRM S, lalu bertanya-tanya apakah produk itu cocok untuk usaha Anda. Pertanyaan itu wajar. Di pasar perangkat lunak, nama yang terdengar meyakinkan belum tentu menjawab kebutuhan Anda.
Artikel ini membantu Anda menilai produk CRM dengan cara yang terukur. Karena saya tidak bisa membuktikan fitur atau harga produk tertentu bernama “CRM S”, pembahasan berfokus pada cara memeriksa, membandingkan, dan menguji produk apa pun sebelum Anda membeli. Dengan begitu, Anda bisa memakai panduan ini untuk produk berlabel S maupun produk lain.
Memahami Istilah CRM S
Sebelum masuk ke langkah penilaian, luruskan dulu istilahnya. Penjelasan singkat ini mencegah salah paham saat Anda berbicara dengan vendor.
Apa yang dimaksud dengan CRM
CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management. Istilah ini merujuk pada cara bisnis mengelola hubungan dengan pelanggan dan calon pelanggan. Banyak perusahaan memakai perangkat lunak untuk menyimpan data kontak, mencatat interaksi, dan menjadwalkan tindak lanjut.
Namun, CRM juga mencakup kebiasaan kerja tim. Perangkat yang baik tidak berguna bila tim malas mengisi data. Karena itu, nilai produk sekaligus kesiapan tim Anda.
Mengapa nama produk saja tidak cukup
Huruf “S” pada nama produk bisa berarti banyak hal, misalnya nama merek, versi, atau paket. Oleh karena itu, jangan berasumsi apa pun dari namanya. Tanyakan langsung kepada vendor apa arti nama itu dan fitur apa yang tersedia.
Selain itu, nama yang mirip kadang merujuk pada produk berbeda. Pastikan Anda berbicara dengan penyedia resmi, bukan pihak yang hanya mengaku menjual produk tersebut. Langkah kecil ini menghindarkan Anda dari salah beli.
Fungsi Inti yang Perlu Ada pada Produk CRM
Setiap produk punya fitur berbeda. Meski begitu, beberapa fungsi inti hampir selalu menjadi dasar. Periksa apakah produk yang Anda incar mencakup fungsi berikut.
Pengelolaan data kontak
Fungsi paling dasar adalah menyimpan data pelanggan di satu tempat. Nama, nomor telepon, surel, dan catatan khusus tersimpan rapi. Akibatnya, tim tidak perlu mencari informasi di banyak berkas.
Selain itu, periksa apakah Anda bisa menambah kolom sendiri. Setiap usaha punya data khusus yang perlu tercatat. Tanpa kolom yang fleksibel, Anda terpaksa menyimpan informasi penting di tempat lain.
Pelacakan prospek dan penjualan
Banyak CRM menampilkan alur penjualan dalam beberapa tahap. Anda bisa melihat posisi setiap prospek, mulai dari kontak awal sampai transaksi. Dengan begitu, tim tahu siapa yang perlu segera mereka hubungi.
Sementara itu, tanyakan apakah Anda bisa mengubah nama tahap. Alur penjualan jasa berbeda dari alur penjualan produk. Fleksibilitas ini membuat sistem sesuai dengan cara kerja Anda.
Komunikasi dan tugas
Fitur pengingat membantu tim menindaklanjuti tepat waktu. Selain itu, catatan percakapan memudahkan anggota tim lain melanjutkan hubungan. Pelanggan pun tidak perlu mengulang cerita yang sama.
Periksa juga apakah produk terhubung dengan surel atau aplikasi pesan yang tim Anda pakai. Tanpa sambungan itu, tim harus memasukkan data dua kali. Pekerjaan bertambah, dan kesalahan lebih mudah muncul.
Laporan dasar
Produk yang baik menyediakan laporan sederhana, seperti jumlah prospek dan status penjualan. Laporan ini membantu pemilik usaha mengambil keputusan berdasarkan data. Meski begitu, mutu laporan bergantung pada mutu data yang tim masukkan.
Cara Memverifikasi Vendor dan Klaimnya
Brosur selalu tampak bagus. Karena itu, jangan berhenti pada materi pemasaran. Lakukan pengecekan sendiri dengan langkah berikut.
Cari informasi resmi
Mulailah dari situs resmi vendor. Periksa apakah ada penjelasan fitur, daftar harga, kebijakan privasi, dan kontak yang jelas. Vendor yang serius biasanya menyediakan informasi dasar itu secara terbuka.
Kemudian, cari tahu sejak kapan vendor beroperasi dan siapa yang mengelolanya. Informasi alamat dan kontak resmi membantu Anda memastikan vendor benar-benar ada. Jika informasi ini sulit ditemukan, anggap itu sebagai tanda untuk berhati-hati.
Minta demonstrasi dengan data Anda
Demonstrasi umum sering memperlihatkan skenario ideal. Karena itu, minta vendor menunjukkan produk dengan contoh data yang mirip usaha Anda. Misalnya, minta mereka menambah kontak, memindahkan prospek antartahap, lalu membuat laporan sederhana.
Selama demonstrasi, catat hal yang tidak bisa vendor tunjukkan. Fitur yang “akan segera hadir” tidak boleh Anda hitung sebagai fitur yang sudah ada. Pegang prinsip ini agar keputusan Anda berdasarkan kenyataan.
Waspadai klaim tanpa bukti
Beberapa penawaran memakai kalimat yang terdengar luar biasa. Contohnya janji hasil pasti atau angka peningkatan yang tidak jelas sumbernya. Sebaiknya Anda meminta bukti untuk setiap klaim semacam itu.
Tanyakan data apa yang mendasari klaim, siapa yang mengukurnya, dan dalam kondisi apa. Bila vendor menghindar, Anda punya alasan kuat untuk menunda keputusan. Pada dasarnya, hasil CRM bergantung pada cara tim memakainya, bukan pada janji vendor.
Tanya referensi pengguna
Minta kontak pengguna lain yang bersedia berbagi pengalaman. Pilih yang usahanya mirip dengan Anda. Tanyakan hal praktis, seperti kesulitan awal, kualitas dukungan, dan hal yang mereka sesalkan.
Di sisi lain, ulasan daring juga membantu. Namun, baca dengan kritis dan cari pola yang berulang. Satu komentar ekstrem belum tentu mewakili pengalaman semua orang.
Daftar Periksa Fitur Sebelum Membeli
Setelah memverifikasi vendor, nilai produknya satu per satu. Gunakan daftar ini untuk membandingkan beberapa pilihan secara adil.
Kebutuhan wajib
Tulis tiga sampai lima kebutuhan yang tidak bisa ditawar. Misalnya, pelacakan prospek, pengingat tindak lanjut, dan ekspor data. Produk yang gagal memenuhi kebutuhan wajib sebaiknya Anda coret, apa pun daya tarik lainnya.
Kebutuhan tambahan
Setelah itu, daftar fitur yang menarik tetapi tidak mendesak. Fitur ini bisa menjadi nilai tambah saat dua produk bersaing ketat. Meski begitu, jangan membayar mahal untuk fitur yang mungkin tidak Anda pakai.
Contoh pertanyaan penilaian
- Apakah produk mencakup semua kebutuhan wajib saya?
- Apakah tampilan mudah dipahami oleh anggota tim saya?
- Apakah produk bisa terhubung dengan perangkat yang sudah saya pakai?
- Apakah ada aplikasi untuk ponsel bila tim sering bekerja di lapangan?
- Apakah saya bisa mengekspor semua data kapan pun?
- Apakah vendor menyediakan panduan dan bantuan dalam bahasa yang tim saya pahami?
Beri skor sederhana untuk setiap pertanyaan, misalnya satu sampai lima. Dengan begitu, perbandingan antarproduk lebih objektif. Selain itu, ajak tim ikut menilai agar penilaian tidak berat sebelah.
Menghitung Biaya yang Sebenarnya
Harga yang tertera di halaman depan sering hanya sebagian cerita. Karena itu, hitung seluruh biaya sebelum memutuskan.
Komponen biaya yang perlu Anda tanyakan
- Biaya langganan atau lisensi per pengguna
- Biaya pemasangan awal
- Biaya pelatihan tim
- Biaya pemindahan data lama
- Biaya integrasi dengan perangkat lain
- Biaya dukungan di luar paket dasar
- Biaya penambahan pengguna atau penyimpanan
Minta rincian ini secara tertulis. Dengan begitu, Anda bisa membandingkan penawaran dari beberapa vendor. Jangan lupa menanyakan apakah harga bisa berubah saat masa langganan berjalan.
Hitung juga waktu tim
Selain uang, ada biaya waktu. Tim perlu belajar sistem baru dan memindahkan data lama. Selama masa peralihan, produktivitas mungkin turun sementara.
Oleh sebab itu, jangan hanya membandingkan harga langganan. Pertimbangkan pula kemudahan belajar dan kualitas bantuan vendor. Produk yang murah tetapi sulit dipelajari bisa berujung lebih mahal.
Sesuaikan dengan anggaran
Tentukan batas anggaran sebelum bertemu vendor. Kemudian, pilih paket yang memenuhi kebutuhan wajib, bukan paket paling lengkap. Anda selalu bisa menambah fitur nanti bila usaha berkembang.
Menjalankan Uji Coba yang Efektif
Uji coba memberi gambaran paling jujur tentang produk. Namun, uji coba yang asal-asalan tidak menghasilkan apa pun. Siapkan rencana sebelum Anda mulai.
Tentukan skenario nyata
Pilih tugas harian yang paling sering tim lakukan. Misalnya, menambah prospek baru, mencatat telepon, dan menjadwalkan tindak lanjut. Jalankan tugas itu di produk dan catat kesulitan yang muncul.
Libatkan orang yang akan memakainya
Pemilik usaha bukan satu-satunya pengguna. Karena itu, minta anggota tim mencoba langsung. Pendapat mereka sering menunjukkan masalah yang tidak terlihat dari sudut pandang manajer.
Catat hasil secara teratur
Siapkan lembar catatan sederhana. Tulis tugas yang berhasil, tugas yang gagal, dan waktu yang tim butuhkan. Selain itu, catat respons vendor saat Anda mengajukan pertanyaan.
Uji dukungan vendor
Ajukan satu pertanyaan nyata selama masa uji coba. Lihat seberapa cepat dan jelas jawabannya. Sebab, kualitas dukungan sebelum Anda membeli sering mencerminkan kualitas setelahnya.
Tentukan kriteria keputusan
Sebelum uji coba berakhir, tetapkan syarat lulus. Misalnya, semua kebutuhan wajib berfungsi dan tim bisa memakainya tanpa bantuan terus-menerus. Dengan kriteria yang jelas, Anda tidak mudah terbawa suasana.
Membaca Kontrak dan Ketentuan Layanan
Banyak pembeli melewatkan bagian ini. Padahal, ketentuan layanan menentukan hak Anda saat ada masalah. Luangkan waktu untuk membacanya dengan teliti.
Hal yang perlu Anda cek
- Durasi kontrak dan cara memperpanjang
- Ketentuan pembatalan dan pengembalian dana
- Perubahan harga selama masa langganan
- Kepemilikan data Anda
- Cara mengambil data bila Anda berhenti
- Batas tanggung jawab vendor
Tanyakan hal yang tidak jelas
Jika ada istilah yang membingungkan, minta vendor menjelaskan secara tertulis. Janji lisan sulit Anda buktikan di kemudian hari. Bila kontraknya rumit, pertimbangkan berkonsultasi dengan pihak yang paham hukum.
Selain itu, simpan salinan semua dokumen dan bukti komunikasi. Dokumen ini berguna bila terjadi perbedaan pendapat. Dengan begitu, Anda punya pegangan yang jelas.
Keamanan dan Perlindungan Data Pelanggan
CRM menyimpan data yang sensitif. Oleh karena itu, keamanan layak menjadi bagian utama penilaian Anda.
Pertanyaan keamanan untuk vendor
- Bagaimana vendor melindungi data pelanggan saya?
- Siapa saja yang bisa mengakses data itu?
- Apakah sistem mencatat siapa mengubah apa?
- Apakah saya bisa mengatur hak akses per anggota tim?
- Apa yang terjadi pada data saya bila saya berhenti berlangganan?
Jangan menerima jawaban yang samar. Minta penjelasan yang konkret, lalu baca kebijakan privasi vendor. Bila ada bagian yang meragukan, tanyakan langsung.
Praktik yang perlu Anda jalankan sendiri
Keamanan tidak hanya urusan vendor. Batasi akses sesuai peran, dan cabut akses anggota tim yang sudah tidak bekerja. Selain itu, gunakan kata sandi yang kuat dan jangan membagikannya.
Terakhir, ingat bahwa pelanggan memercayakan datanya kepada Anda. Karena itu, kumpulkan hanya data yang memang Anda butuhkan. Cara ini mengurangi risiko sekaligus menjaga kepercayaan.
Tanda Peringatan Saat Memilih CRM
Beberapa tanda berikut patut membuat Anda berhenti sejenak. Satu tanda belum tentu berarti buruk, tetapi beberapa tanda sekaligus perlu Anda waspadai.
- Vendor menolak memberi demonstrasi atau masa percobaan.
- Harga dan ketentuan tidak tertulis jelas.
- Klaim hasil terdengar pasti tanpa bukti.
- Vendor menekan Anda untuk segera membayar.
- Informasi kontak dan alamat sulit ditemukan.
- Anda tidak bisa mengekspor data Anda sendiri.
Sementara itu, vendor yang baik justru memberi Anda waktu berpikir. Mereka menjawab pertanyaan dengan sabar dan tidak menghindar. Jadi, percayai insting Anda bila sesuatu terasa janggal.
Kesalahan yang Sering Calon Pembeli Lakukan
Banyak masalah berulang pada pembeli CRM. Kenali kesalahan berikut agar Anda bisa menghindarinya.
Membeli karena ikut tren
Beberapa pemilik usaha membeli CRM karena pesaing memakainya. Padahal, kebutuhan setiap usaha berbeda. Karena itu, mulailah dari masalah yang ingin Anda selesaikan, bukan dari tren.
Melewatkan uji coba
Sebagian pembeli langsung membayar setelah demonstrasi. Akibatnya, mereka baru menemukan kekurangan saat sudah terikat kontrak. Sebaliknya, uji coba singkat bisa menghemat banyak biaya.
Tidak melibatkan tim
Sistem yang tim tolak akan sepi pemakai. Oleh sebab itu, ajak anggota tim sejak tahap memilih. Mereka lebih mudah menerima sistem yang ikut mereka pilih.
Mengabaikan data lama
Memindahkan data berantakan ke sistem baru hanya memindahkan masalah. Rapikan data dulu, lalu pindahkan. Dengan begitu, sistem baru langsung terasa bersih.
Mengharapkan hasil instan
CRM tidak menyulap penjualan dalam semalam. Manfaatnya muncul seiring kebiasaan kerja yang membaik. Jadi, beri waktu yang wajar sebelum menilai hasilnya.
Langkah Setelah Anda Memutuskan Membeli
Keputusan membeli bukan garis akhir. Penerapan yang tertata menentukan apakah investasi Anda berhasil.
Tunjuk penanggung jawab
Pilih satu orang untuk memimpin penerapan. Orang ini mengatur pengaturan awal dan membimbing tim. Tanpa penanggung jawab, penerapan mudah tersendat.
Mulai dari fungsi dasar
Awali dengan pengelolaan kontak dan pelacakan prospek. Setelah tim terbiasa, tambahkan fitur lain. Cara bertahap ini mengurangi kebingungan.
Buat aturan pencatatan
Tentukan data apa yang wajib tim isi dan kapan mereka harus mengisinya. Aturan sederhana menjaga data tetap konsisten. Selain itu, aturan yang jelas memudahkan Anda membaca laporan.
Evaluasi secara berkala
Setelah beberapa minggu, kumpulkan masukan tim. Tanyakan bagian yang membingungkan dan fitur yang tidak terpakai. Kemudian, perbaiki pengaturan sesuai temuan tersebut.
Pertanyaan Umum tentang CRM S
Apakah CRM S itu produk tertentu?
Saya tidak bisa memastikan hal itu, karena tidak ada informasi yang dapat saya buktikan tentang produk dengan nama tersebut. Karena itu, tanyakan langsung kepada penyedianya. Minta penjelasan tertulis tentang fitur, harga, dan ketentuan layanannya.
Bagaimana cara tahu produk ini cocok untuk usaha saya?
Bandingkan fitur produk dengan daftar kebutuhan wajib Anda. Kemudian, jalankan uji coba dengan skenario nyata. Hasilnya akan lebih meyakinkan daripada brosur.
Apakah saya perlu uji coba sebelum membeli?
Sangat disarankan. Uji coba memperlihatkan kemudahan pemakaian dan kualitas dukungan. Bila vendor tidak menyediakannya, minta demonstrasi dengan data contoh Anda.
Apa yang harus saya lakukan bila vendor menjanjikan hasil tertentu?
Minta bukti yang jelas, termasuk sumber dan cara pengukurannya. Selain itu, ingat bahwa hasil bergantung pada cara tim memakai sistem. Jika bukti tidak ada, abaikan klaim tersebut.
Apakah data saya bisa pindah ke produk lain nanti?
Biasanya bisa, tetapi bergantung pada fasilitas ekspor data. Karena itu, tanyakan sejak awal format apa yang tersedia. Dengan begitu, Anda tidak terkunci pada satu vendor.
Berapa lama waktu yang wajar untuk memutuskan?
Tidak ada patokan pasti. Namun, beri diri Anda waktu untuk membandingkan beberapa produk dan menjalankan uji coba. Keputusan yang terburu-buru lebih berisiko daripada keputusan yang matang.
Kesimpulan
Menilai CRM S, atau produk CRM lain, dimulai dari kejelasan kebutuhan Anda. Pertama, verifikasi vendor dan minta bukti untuk setiap klaim. Kemudian, bandingkan fitur, hitung biaya sebenarnya, dan jalankan uji coba yang realistis.
Setelah itu, baca kontrak dengan teliti dan periksa keamanan data. Terakhir, libatkan tim sejak awal dan terapkan sistem secara bertahap. Dengan langkah-langkah ini, Anda memilih berdasarkan fakta, bukan sekadar nama atau janji.
Tinggalkan Balasan